Personvernerklæring

Besøkende på nettsiden

Vi bruker per i dag ingen tredjeparts analyse- eller sporingsverktøy (som Google Analytics eller tilsvarende) på crm365.no/flow365.no. Nettsiden setter kun tekniske informasjonskapsler som er nødvendige for at innlogging/sesjonshåndtering skal fungere, jf. punkt 4.

Registrering av interesse for tidlig tilgang

Når du fyller ut skjemaet for tidlig tilgang eller interesse, eller søker om pilotplass, lagrer vi dette:

• Om bedriften: land, organisasjonsnummer, bedriftsnavn, bransje, næringskode, antall ansatte og sted. Når du oppgir et norsk organisasjonsnummer, henter vi opplysningene fra Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene.
• Om salget: svarene dine om antall selgere, team, salgsmodell, salgssyklus, CRM i dag og største utfordring.
• Om interessen: hvilket produkt dere er interessert i, og når det er aktuelt. Søker du om pilotplass, spør vi i stedet når dere kan starte, og lagrer at du har lest pilotvilkårene.
• Om deg: navn, rolle, e-postadresse, eventuelt telefonnummer, og kommentaren din hvis du skriver en.

Vi lagrer også hvilken side du sendte skjemaet fra, språket, tidspunktet og hvilken versjon av samtykketeksten du godtok.

Hvorfor: for å vurdere hvem som kan få tidlig tilgang eller pilotplass, og for å kontakte deg om tidlig tilgang, pilotsøknaden og lanseringen. Søker du om pilotplass, sender vi deg en kvittering på e-post. Henvendelsen registreres som et salgsemne med deg som kontakt i vårt eget CRM365, slik at vi kan følge den opp. Den blir ikke analysert automatisk med kunstig intelligens.

Grunnlag: samtykket du gir i skjemaet (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Nyhetsbrev sender vi bare hvis du har krysset av for det. Det er et eget samtykke, og du kan si nei til det og likevel sende skjemaet.

Hvor lenge: vi sletter opplysningene senest 12 måneder etter siste kontakt med deg, eller tidligere hvis du trekker samtykket. Blir bedriften kunde, gjelder kundeavtalen og databehandleravtalen. Samtykket til nyhetsbrev gjelder til du melder deg av.

Hvem som behandler opplysningene for oss: Vercel (drift av nettsiden, USA), Supabase (lagring, EU, Irland) og Resend (utsending av e-post, USA). Overføring til USA skjer på grunnlaget som står i punkt 5.

Trekke samtykket, innsyn og sletting: skriv til sales@crm365.no. Du kan trekke samtykket når som helst, og vi sletter da opplysningene. Du kan også be om innsyn eller retting, eller klage til Datatilsynet, se punkt 7.

Henvendelser på e-post

Når du sender oss e-post, mottar vi navnet, e-postadressen og eventuelt annen informasjon du selv oppgir. Dette brukes utelukkende til å besvare henvendelsen og følge opp eventuell salgsdialog, med grunnlag i vår berettigede interesse i å besvare henvendelser rettet mot oss (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f), eventuelt for å inngå avtale (bokstav b).

Kunder av Tjenesten

Når din arbeidsgiver er kunde av CRM365/Flow365, behandler vi opplysninger om deg som bruker (navn, e-post, innloggingsaktivitet) for å levere Tjenesten til arbeidsgiveren din, som er behandlingsansvarlig for denne behandlingen. Vår rolle er da databehandler, regulert i egen databehandleravtale med kunden.

Opplysninger om kundens egne kontakter/leads som registreres i Tjenesten, eies og kontrolleres av kunden. CRM365 er databehandler for disse opplysningene og behandler dem kun etter kundens instruks.

Nytt om selskapet: For salgsemner som er i dialog eller tilbudsfase, søker Tjenesten én gang i døgnet i åpne nyhetskilder (Google Nyheter) på bedriftens navn. AI vurderer om saken handler om bedriften. Vi søker aldri på navn på personer og lager ingen profil av personer. Vi lagrer overskriften slik den står i kilden, lenke, kilde, dato og én setning om bedriften. Opplysningene slettes etter 90 dager.

Meldingsutkast i Beacon: Når en bruker lager en melding i Beacon, lagrer Tjenesten utkastet AI-en skrev og teksten brukeren faktisk brukte, sammen med kanal og tidspunkt. Formålet er å måle og forbedre tekstene for kunden. Meldingsteksten brukes bare i kundens eget arbeidsområde; på tvers av kunder brukes bare sammenstilte tall. Opplysningene slettes etter 12 måneder.

Tilkoblet e-post: En bruker kan koble Tjenesten til sin egen e-postkonto (for eksempel Gmail eller Outlook) for å sende meldinger fra Beacon. Tjenesten sender bare e-post brukeren selv trykker «Send» på. Vi lagrer kontoadressen, en kryptert tilgangsnøkkel og referansen e-posttjenesten gir den sendte meldingen.

SMS fra Beacon: Har arbeidsområdet tillegget Meldinger, kan en bruker sende en kort oppfølging på SMS til en kontakt hos et lead som allerede er i dialog. SMS-en sendes fra CRM365s avsender via Infobip. Vi lagrer mottakerens mobilnummer, teksten, leveringsstatus og svaret fra mottakeren. Svaret logges på leadet, slik at brukeren ser det, og vurderes på samme måte som svar på e-post. Meldingsdata slettes etter 12 måneder.

Svar på meldinger fra Beacon (Outlook): Med Outlook ser Tjenesten etter svar i tråder brukeren startet fra Beacon, slik at Coach vet at kunden har svart. Microsoft kaller tilgangen «Les e-post» (Mail.Read) og har ingen smalere variant. Tjenesten bruker den bare til å finne den sendte meldingen og svar i samme tråd, de siste 30 dagene etter sending. Resten av innboksen leses ikke. Den nye delen av svaret (høyst 2000 tegn) sendes til AI-leverandøren (se databehandleravtalen) for én vurdering: positivt, nøytralt, nei eller automatisk svar, og én setning om innholdet. Teksten lagres ikke. Vi lagrer når svaret kom, avsenderens domene, vurderingen og setningen, og sletter dette sammen med meldingen etter 12 måneder. Med Gmail leses ikke svar i dag.

Tilgangen kan kobles fra når som helst under Integrasjoner; den slettes da hos oss og trekkes tilbake hos e-posttjenesten. E-posttjenesten er brukerens eller arbeidsgiverens egen leverandør, ikke vår.

Gmail og Google: CRM365s bruk av opplysninger vi mottar fra Google API-er, og overføring av dem til andre apper, følger Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inkludert kravene om begrenset bruk («Limited Use»). Tilgangen brukes bare til å sende e-posten brukeren selv sender fra Beacon. Opplysningene selges ikke, brukes ikke til reklame, brukes ikke til å trene AI-modeller og leses ikke av mennesker, med mindre brukeren ber om det eller loven krever det.

Pilotmåling: Når arbeidsgiveren din deltar i en pilot av CRM365, registrerer Tjenesten i pilotperioden hvilke dager hver bruker var aktiv (dato, første og siste aktivitet og antall forespørsler, aldri hva som ble gjort), og lagrer svar på ukens puls og tilbakemeldinger brukeren selv sender. Formålet er å måle om piloten virker, slik det er avtalt i pilotavtalen. Opplysningene ses bare av Storaas Invest AS og brukes ikke utad uten samtykke.